Электронный документооборот в трудовых отношениях: изменение трудового законодательства Республики Беларусь с 01 января 2024 года -

С 1 января 2024 года в Республике Беларусь вступят в силу изменения Трудового кодекса, которые касаются использования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Это означает, что работодатели и работники смогут оформлять документы, связанные с работой, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных законом. В этой статье мы расскажем о том, какие преимущества и особенности имеет электронный документооборот, а также какие правила и требования необходимо соблюдать при его использовании.

Электронный документооборот имеет ряд преимуществ перед традиционным бумажным документооборотом, таких как:

экономия времени и ресурсов, так как не требуется печатать, копировать, пересылать, хранить и уничтожать бумажные документы;
повышение эффективности и оперативности работы, так как электронные документы могут быть быстро созданы, подписаны, отправлены и получены с помощью современных информационных технологий;
улучшение контроля и безопасности документов, так как электронные документы могут быть защищены от несанкционированного доступа, изменения, утери или повреждения с помощью криптографических средств;
упрощение учета и архивирования документов, так как электронные документы могут быть систематизированы, классифицированы, индексированы и найдены с помощью специализированных программных средств.

При этом, для совершения действий сторон трудовых отношений в электронном виде установлены правила и требования, без соблюдения которых такой документооборот невозможен. К ним относятся:

электронный документооборот может быть использован для создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с работой, за исключением документов, которые по закону должны быть оформлены в письменной форме на бумажном носителе, например, трудовой договор, соглашения либо иные документы, связанные с продлением либо изменением трудовых отношений, а также договор о полной материальной ответственности;
решение о совершении действий сторонами трудовых отношений, а также порядок их совершения должны быть закреплены в локальных правовых актах организации;
электронные документы должны соответствовать требованиям к форме, содержанию, подписанию, использованию и хранению электронных документов, установленным законодательством.
Программно-технические средства, которые будут использованы для электронного документооборота, должны однозначно идентифицировать сторон трудовых отношений. В связи с чем, в трудовой договоре либо ином документе, подписанным работником и нанимателем следует указать контактные данные (адрес электронной почты, контактный телефон и др.);
электронные документы должны быть подписаны с использованием электронной подписи, которая является равнозначной рукописной подписи.

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений является современным и удобным способом оформления документов, связанных с работой, который имеет ряд преимуществ перед бумажным документооборотом. Однако при использовании электронного документооборота необходимо соблюдать правила и требования, установленные законодательством, а также согласовывать порядок и условия его применения между нанимателем и работником. С 1 января 2024 года в Республике Беларусь вступят в силу изменения Трудового кодекса, которые расширят возможности и уточнят нормы использования электронного документооборота в сфере трудовых отношений.

Юрист – Копач Александр Васильевич